ITS ondersteunt scholen graag bij een veilige online leeromgeving voor leerlingen én medewerkers. In een serie van artikelen belichten we telkens een thema in ITS Nieuws. Dit keer meer over een veilige werkplek.
Zorg er op uw werkplek voor dat anderen geen (onbedoelde) toegang kunnen krijgen tot gegevens en bedrijfsmiddelen waar ze geen rechten voor hebben. Gebruik verder een veilig wachtwoord en deel deze nooit. Een gebruikersnaam en wachtwoord geven u toegang tot de gegevens en applicaties die u nodig heeft om uw werk te doen. Een wachtwoord is persoonlijk en mag absoluut niet gedeeld worden. Meer weten over wachtwoorden? Bekijk het filmpje: ‘Hoe kraakt iemand mijn wachtwoord?’.
Om uw werk te kunnen doen, krijgt u van school de beschikking over bedrijfsmiddelen zoals:
Vaak worden in de gedragscode van de school afspraken gemaakt over het gebruik hiervan, de werkplek is hier onderdeel van.
Een usb-stick lijkt handig om bestanden mee naar huis te nemen of bijvoorbeeld door te geven aan collega’s. Helaas kleven er aan het gebruik van usb-sticks risico’s. Zo kan er een virus op staan of kunt u een usb-stick met leerlinggegevens verliezen. Als die gegevens niet versleuteld zijn, wordt dit gezien als een datalek. We kunnen dan niet uitsluiten dat onbevoegden toegang hebben gekregen tot de gegevens op de usb-stick. Zo’n verlies moet u daarom melden via het daarvoor bestemde e-mailadres of via uw directe leidinggevende. Het gebruik van een usb-stick is alleen toegestaan als alle bestanden op de usb-stick ‘versleuteld’ zijn, ook wel encryptie genoemd. Een voorbeeld in Windows 10 is Bitlocker.
Koffie halen of even de klas uit? Vergrendel uw computer. In Windows doet u dit bijvoorbeeld door de toetsencombinatie ‘WINDOWSTOETS + L’. Zo voorkomt u dat onbevoegden toegang kunnen krijgen tot uw bestanden of ten onrechte persoonsgegevens kunnen zien en/of bewerken.
Clean desk (een leeg bureau) is net zo belangrijk als een clean screen (een leeg beeldscherm). Laat daarom geen papieren documenten, zoals leerlingdossiers, op uw bureau liggen.
Om volgens de AVG te werken, is het belangrijk dat alle medewerkers, maar ook leerlingen en ouders, zich bewust zijn van de risico’s rondom privacy en het gebruik van persoonsgegevens. Dat begint bij het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens op de werkplek. Dit is handig samengevat in ‘Bewust 6x Zorgvuldig’.
Gebruikt u een eigen device (BYOD - bring your own device) om voor school werkzaamheden te doen? Zoals een smartphone, iPad, laptop of uw pc thuis? Houd dan onderstaande maatregelen aan voor een veilige werkplek:
Lees hier de andere artikelen uit de serie Veilig online op school:
Meer weten over een veilige werkplek en hoe ITS daarin kan ondersteunen? Neem contact op met ITS.